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Firmar documentos online con la firma electrónica

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Los avances tecnológicos no sólo están modificando nuestro trabajo como peritos calígrafos, también cambia las rutinas más comunes de la gente. Un ejemplo que se da cada día tiene que ver con firmar documentos online con la firma electrónica. ¿Cómo se hace? ¿Todo el mundo puede tener firma electrónica? Además, claro, de las dudas sobre la validez de estos documentos. Vamos a despejar estas cuestiones.

La firma electrónica se está imponiendo, de hecho, en el mundo empresarial donde hay que estar firmando documentos constantemente. La agilidad y comodidad de poder rubricar con un simple gesto y a distancia documentos on line es toda una ventaja. Además, en el tema de la seguridad, te evitas el problema de que los papeles puedan extraviarse o perderse por el camino.

El marco regulatorio de la firma electrónica

En la UE la normativa común que regula la firma electrónica se aprobó el 1 de julio de 2016 y se conoce como Reglamento eIDAS o Reglamento (UE) Nº 910/2014. Surge para paliar el problema de descoordinación que generaba su antecesora, la Directiva 1999/93/CE que permitía que cada país la interpretase a su modo. Básicamente, mantiene el reconocimiento de tres tipos de firmas electrónicas (la simple, la avanzada y la cualificada).

Esta última, la firma electrónica cualificada es la gran novedad, porque se reconoce inmediatamente en cualquier país de la UE. Es interesante que lo tengas en cuentas si tienes relaciones profesionales o legales fuera de España. Se define como “una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica”.

Cómo se firman documentos online

La clave para entender qué es la firma electrónica y su validez reside en que no es sólo la imagen escaneada sino que debe ir acompañada de un conjunto de datos que identifican al autor, la integridad del documento y su voluntad de firmar. Pero, hay que aclarar que no es necesario contar con un certificado digital para firmar documentos online.

Lo que existen son determinadas plataformas (HelloSign, DocHub, SignNow, Signaturit, ViaFirma, SignEasy, eSignly, entre muchas otras) que facilitan y simplifican el proceso de firmar documentos online con todas las garantías de seguridad. Son herramientas que garantizan total seguridad y que se instalan en todos los dispositivos, ordenadores, teléfono o tablet.

El proceso es sencillo y muy similar en todas ellas. Se carga el documento que quieres que alguien firme, poniendo un campo de firma y se le envía. Tú recibes en tu correo el mensaje con los documentos ya firmados y, en su caso, con la solicitud para que tú también lo firmes.Respecto a la forma de esa firma electrónica puede ser un toque en el móvil, una firma con el teclado, con un lápiz óptico, con el dedo…

No hay que ser un lince para saber que firmar documentos online con la firma electrónica se va a convertir en la forma más habitual, desplazando en poco tiempo a la rúbrica tradicional en papel. Por eso es necesario que tanto los profesionales del peritaje caligráfico como los ciudadanos lo incorporemos desde ya a nuestro día a día.

1Comentario
  • ¿Cuál es el proceso de autentificar una firma? | Peritos Calígrafos Judiciales | feb 28, 2020 at 2:08 pm

    […] Hay algunos supuestos especiales que se deben contemplar para que todo el mundo pueda autentificar una firma. Por ejemplo, si la persona no sabe escribir, se hace mediante la huella digital, aunque en este caso se precisa de la presencia de un testigo. Y, hay situaciones en las que puede solicitarla alguien que no ha suscrito ese documento concreto, pero que se ve afectado por el mismo. Un caso típico sería el de las gestorías que presentan escritos en representación de sus clientes. También pueden legitimar firmas digitales. […]

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