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cotejo de documentos

Proceso de cotejo de documentos para verificar firmas

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Es evidente que la forma más directa e inequívoca de la que disponen notarios u otros profesionales que necesiten autenticar la autoría de una firma es contrastarla con la que figura en el DNI o documento identificador equivalente de otros países. Sin embargo, es imprescindible diferenciar qué es exactamente el proceso de cotejo de documentos, porque aunque parte del mismo principio de comparación tiene ciertas diferencias.

En esta ocasión, estamos hablando de cotejo de documentos convencionales, porque lo que se refiere a los electrónicos tiene un procedimiento específico. Además, conviene recordar que son muchas las situaciones cotidianas en las que se precisa esta comparación entre documentos para dar fe de la validez de la firma o del documento en su conjunto.

Qué es el cotejo de documentos

Cotejar, según el diccionario de la RAE, es “confrontar algo con otra u otras cosas, compararlas teniéndolas a la vista”. Esta segunda parte de la definición es esencial para entender qué es el cotejo de documentos. Porque, es imprescindible que esa comparación entre el original y su/sus copias se haga por parte de lo que se denomina unidad administrativa, en concreto, la correspondiente a la gestión del documento en cuestión.

Es decir, la clave es que debemos acudir al organismo donde vamos a entregar la documentación con el original y la copia. Esto es lo que diferencia el proceso de cotejo de documentos del de compulsado. En este segundo caso, se acude a una notaría, jefatura de policía u otra autoridad, se paga una tasa y se estampa un sello u otra credencial que acredita su validez. Además, se puede compulsar más de una copia del mismo documento. Cuando se exige el cotejo, no nos sirve con presentar la copia compulsada, es necesario siempre que llevemos el original.

En qué consiste este procedimiento

Insistimos en esa distinción entre cotejo de documentos y compulsación porque son muy similares, lo que hace fácil que se confundan. Para cotejar, como hemos indicado debes acudir a la unidad administrativa correspondiente al documento que gestionas. Este aspecto es relevante porque incide en el carácter legal de este gesto, ya que las unidades administrativas son, por así decirlo, las representaciones judiciales las distintas áreas administrativas de un organismo.

La unidad encargada del cotejo se queda con el documento original y la copia para realizar la comparación. Esta incluye la comprobación de que el contenido es idéntico en todas y cada una de las páginas que lo componen. Una vez vez cotejado, se estampa una leyenda tipo “esta copia es conforme con el original ”, con la fecha, la identificación del órgano emisor. El funcionario que se hace cargo del cotejo debe debe quedar identificado con su nombre y firma. Esta información debe figurar en cada una de las páginas o solo en la primera pero especificando que se han comprobado todas.

El proceso de cotejo de documentos finaliza con la devolución del original a su dueño porque la copia se la queda el organismo al que se debía entregar. Este procedimiento no tiene ningún coste, ni implica el pago de tasa alguna.

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